KVKK
Mi̇lvest Akaryakit Fi̇nans Ve Diş Ti̇caret A.Ş. Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Korunmasi Ve İşlenmesi̇ Poli̇ti̇kasi
İçindekiler
Poli̇ti̇ka Hakkinda
1 Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenmesi̇ne İli̇şki̇n İlkeler
2 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenme Amaçlari
3 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Aktarilmasi
i.Aktarıma ilişkin Genel Şartlar
ii. Yurtdışına Aktarım
iii. Şirket Tarafından Aktarım Yapılan Taraflar
4 Şi̇rket Tarafindan İşlenen Ki̇şi̇sel Veri̇ler
5 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenmesi̇ Usulü
6 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Saklanma Süreleri̇ni̇n Tespi̇ti̇
7 Veri̇ Sahi̇pleri̇ni̇n Haklari Ve Bu Haklarin Kullanilmasi
i.Veri Sahiplerinin Hakları
ii. Veri Sahipleri Tarafından Hakların Kullanılması
8 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n Korunmasi
Ek-1: Veri Kategorizasyonu
Ek-2: Tanımlar
Poli̇ti̇ka Hakkinda
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) 7 Nisan 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup
“kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişi”lere ilişkin her türlü bilginin işlenmesine ilişkin düzenlemeleri içermektedir.
İşbu Milvest Akaryakıt Finans ve Dış Ticaret A.Ş. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Milvest Akaryakıt Finans ve Dış Ticaret A.Ş. (“Şirket”) tarafından aşağıda listeli kategorilerde yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin Kanun kapsamında işlenmesine ilişkin Şirket’in beyan ve açıklamalarını içermektedir. Bu kapsamda Politika’nın uygulama alanı, çalışanlar dışında kişisel verileri işlenen tüm ilgili kişileri kapsamaktadır.
Bu Politika, değişen şartlara ve mevzuata uyum sağlamak amacıyla zaman zaman güncellenebilecektir.
1 Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenmesi̇ne İli̇şki̇n İlkeler
Kanun’un 4. maddesi uyarınca veri sorumlusu konumundaki Şirket, kişisel verilerin işlenmesinde aşağıdaki ilkelere uygun hareket etmektedir:
- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyum:
Kişisel veriler, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde işlenmektedir. Bu doğrultuda veri sorumlusu olarak Şirket, her türlü kişisel veri işleme süreçlerinde yürürlükte bulunan mevzuata uygun hareket etmekte ve dürüstlük kurallarına uymaktadır.
- Doğruluk ve güncellik:
Veri sorumluları, işledikleri kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri kurgulamalıdır. Bu doğrultuda Şirket, veri sahiplerinin verilerini güncellemesi için olanak sağlamakta ve verilerin veri tabanlarına doğru bir şekilde aktarımını temin için gerekli önlemleri almaktadır.
- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme:
Veri sorumluları, Kanun kapsamındaki aydınlatma yükümlülükleri doğrultusunda veri sahiplerini kişisel verilerin işlenme amaçları ile ilgili bilgilendirmekle yükümlüdür. Bu doğrultuda veri sorumlusu konumundaki Şirket, veri işleme faaliyetlerini belirli ve meşru amaçlarla sınırlı tutmakta ve söz konusu amaçlara ilişkin olarak veri sahiplerini aydınlatma metinleri kapsamında açık bir şekilde bilgilendirmektedir.
- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:
Şirket tarafından kişisel veriler, temin edildikleri sırada veri sahibine bildirilen amaç için gerektiği ölçüde, bu amaçla bağlantılı ve sınırlı olarak işlenmektedir.
- İlgili mevzuatta öngörülen veya ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:
Veriler, yürürlükte bulunan mevzuat kapsamında belli bir süre belirlendiği takdirde bu süre boyunca muhafaza edilmektedir. Mevzuatta bu şekilde bir süre belirlenmediği takdirde ise veri kullanım amacı ve şirket prosedürleri göz önünde tutularak makul saklama süreleri belirlenmekte ve veriler bu süre ile sınırlı şekilde saklanmaktadır. Bahsi geçen sürelerin sona ermesini takiben ise veriler, şirket prosedürleri doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
2 Şi̇rket Tarafindan Ki̇şi̇sel Veri̇leri̇n İşlenme Amaçlari
Kanun’un 5 ve 6. maddeleri, kişisel verilerin ve özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine yönelik şartları ortaya koymaktadır. Özel nitelikli kişisel veriler, Kanun’da sınırlı bir şekilde sayılmış olup; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerini içermektedir. Kanun’un 5. maddesi özel nitelikli olmayan kişisel verilerin işlenme şartlarını belirlerken, özel nitelikli verilerin işlenme şartları 6. maddede düzenlenmiştir.
Bahsi geçen maddelere göre özel nitelikli olmayan kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenebilecektir:
- Veri sahibinin açık rızasının bulunması.
- Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi.
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu
- Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru
geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için ilgili verilerin işlenmesinin zorunlu olması.
taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
olması.
menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
Özel nitelikli kişisel veriler ise, aşağıda öngörülen şartlara tabi şekilde işlenebilecektir:
- İlgili kişinin açık rızasının olması,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki
- İlgili kişinin alenileştirdiği kişisel verilere ilişkin ve alenileştirme iradesine uygun olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,
- Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlarca, kamu
- İstihdam, iş sağlığı ve güvenliği, sosyal güvenlik, sosyal hizmetler ve sosyal yardım alanlarındaki
- Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen
sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla gerekli olması,
hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması,
kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması,
Bu kapsamda Şirket tarafından Ek -1’de belirtilen kategorilerde yer alan gerçek kişilere ilişkin kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yönetimi
- Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi
- Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
- Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
- Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Disiplin Soruşturması Süreçlerinin Yönetimi
- E-posta hesabının açılması ile e-posta aracılığıyla iletişimlerin gerçekleştirilmesi
- Genel Kurul İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
- İmza Sirkülerinin Düzenlenmesi Sürecinin Yönetimi
- İş Sağlığı ve Güvenliğine İlişkin Tespit ve Önerilerin Kayıt Altına Alınması
- İşe Giriş Muayenelerinin Gerçekleştirilmesi
- Kargo Gönderim İşleminin Gerçekleştirilmesi ve Teslimin Sağlanması
- Mutabakat İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
- Otel Rezervasyon İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi
- Portör Muayene Süreçlerinin Kayıt Altına Alınması
- Server Yetkilendirme Haritasının Oluşturulması ve Kayıt Altına Alınması
- Sigorta Poliçesinin Düzenlenmesi ve Saklanması
- Uçak Biletlerinin Temini
- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
- Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
- Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
- Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
- Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
- İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi
- İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
- Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
- Mal/Hizmet Üretim ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
- Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
- Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
- Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
- Ücret Politikasının Yürütülmesi
- Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Yürütülmesi
- Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi
- Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Ki̇şi̇sel Veri̇ Sahi̇bi̇ Bi̇lgi̇lendi̇rme Ve Başvuru Formu
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Milvest Akaryakıt Finans ve Dış Tic. A.Ş. (“Şirket”)
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası uyarınca kişisel veri sahiplerine kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin birtakım taleplerde bulunma hakkı mevcuttur. Bu çerçevede yazılı, kayıtlı elektronik posta adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirtilen diğer yöntemlerle Şirketimize yapılacak başvurular, işbu formun çıktısı alınarak;
- Veri Sahibi’nin şahsen başvurusu ile,
- Noter vasıtasıyla,
- Veri Sahibi’nce “güvenli elektronik imza veya mobil imza” ile imzalanarak Şirket kayıtlı elektronik
- Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ hükümleri çerçevesinde,
posta adresine gönderilmek suretiyle,
tarafımıza iletilebilecektir.
Aşağıda, ‘’Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkın da Tebliğ’’ hükümleri saklı kalmak kay dıyla, Şirketimize yazılı başvuruların ne şekilde tarafımıza ulaştırılacağına ilişkin yazılı başvuru kanalları hususunda bilgiler verilmektedir.
Başvuru Yöntemi Adres Şahsen Başvuru (Başvuru sahibinin bizzat gelerek kimliğini gösterir belge ile yazılı olarak başvurması) Balmumcu Mah. Itri Sok. No:46 Beşiktaş/İstanbul Noter vasıtasıyla tebligat Balmumcu Mah. Itri Sok. No:46 Beşiktaş/İstanbul Kayıtlı elektronik posta adresi, g üvenli elektronik imza veya mobil imza kanalıyla [email protected]
A. Başvuru Sahibi iletişim bilgileri:
İsim: Soyisim: TC Kimlik No/Pasaport No: Telefon No:
Faks No: E-posta adresi: Adres:
B. Lütfen Şirketimiz ile olan ilişkinizi belirtiniz.
☐ Müşteri ☐ Ziyaretçi ☐ Eski Çalışan olarak Çalıştığım Yıllar : ☐ Üçüncü Kişi Firma Çalışanıyım Lütfen çalıştığınız firma ve görev bilgisini açıklayınız
☐ Çalışan ☐ İş ortağı ☐ İş Başvurusu / Özgeçmiş Paylaşımı Yaptım Tarih : ………………………………………………………………….. ☐ Diğer: …………………………………………………………….. Şirketimiz içerisinde iletişimde olduğunuz Birim:………………….………………………………………………………… Konu: ……………………………………..…………………………………….……………...…………………………………………………
C. Lütfen Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki talebinizi detaylı olarak açıklayınız: …………………..…………….……………………………….……………………………….…………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… D. Lütfen başvurunuza vereceğimiz yanıtın tarafınıza bildirilme yöntemini seçiniz: Elden teslim almak istemekteyim. E-mail adresime gönderilmesini istemekteyim. Adresime gönderilmesini istemekteyim.
İşbu başvuru formu, Şirketimiz ile olan ilişkinizi tespit ederek, varsa, Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerinizi eksiksiz olarak belirleyerek, ilgili başvurunuza doğru ve kanuni süresinde cevap verilebilmesi için tanzim edilmiştir. Hukuka aykırı ve haksız bir şekilde veri paylaşımından kaynaklanabilecek hukuki risklerin bertaraf edilmesi ve özellikle kişisel verilerinizin güvenliğinin sağlanması amacıyla, kimlik ve yetki tespiti için Şirketimiz ek evrak ve malumat (Nüfus cüzdanı veya sürücü belge si sureti vb.) talep etme hakkını saklı tutar. Form kapsamında iletmekte olduğunuz taleplerinize ilişkin bilgilerin doğru ve güncel olmaması ya da yetkisiz bir başvuru yapılması halinde Şirketimiz, söz konusu yanlış bilgi ya da yetkisiz başvuru kaynaklı taleplerden dolayı sorumluluk kabul etmemektedir. Başvuru Sahibi (Kişisel Veri Sahibi) Adı Soyadı : Başvuru Tarihi : İmza :